Terms of References (ToR) atau kerangka acuan merupakan salah satu dokumen penting yang disediakan pada saat menyelenggarakan event. Secara umum dalam penggunaan project management, ToR menentukan tujuan dan struktur proyek, komite, rapat, negosiasi atau kumpulan orang yang sepaham untuk bekerja sama demi mencapai tujuan bersama. Sehingga dapat dikatakan bahwa ToR menjadi penghubung antara pihak penyelenggara dan pihak yang berpartisipasi. Biasanya To Rada dokumen kesepakatan antara panitia penyelenggara event dan pengisi acara. Berikut ini adalah 9 konten utama yang selalu ada dalam Term of References.

Terms of References

Pembuka

Dokumen Term of References berbeda dengan surat perjanjian kerjasama. ToR lebih banyak berisikan hal hal yang bersifat teknis di lapangan. Dalam pembuka ToR, tidak membutuhkan banyak kata pengantar. Pada awal dokumen, isilah dengan cover kegiatan, kemudian pada halaman berikutnya letakan tulisan Term of References dibagian paling atas tengah, lalu cantumkan topik kegiatan (misalnya: Pengisi Acara Tari Kecak). Pada baris berikutnya, buatlan nama talent dan bentuk kegiatan. bentuk kegiatan yang dimaksud adalah talent tersebut perpartisipasi dalam bentuk apa.

Gambaran Umum

Gambaran umum yaitu memberikan deskripsi mengenai kegiatan yang akan dijalani. Biasanya isi dari gambaran umum merupakan latar belakang yang dicantumkan dalam proposal kegiatan.  Yang mana merupakan dasar atau titik tolak yang digunakan untuk memberikan pemahaman. Bagian ini sebaiknya disusun dengan jelas dan menyertai data serta fakta yang mendukung. Menuliskan latar belakang pada proposal kegiatan harus dijabarkan dari umum ke spesifik. Informasi yang diberikan merupakan pembahasan secara umum. Isi dari gambaran umum hanya cukup satu paragraph yang singkat padat dan jelas.

Baca juga: https://diginote.id/cara-membuat-artikel-yang-menarik/

Bentuk Acara

Bentuk acara merupakan suatu gambaran seperti apa nantinya rencana kegiatan yang diselenggarakan, waktu dan deskripsi merupakam dua poin penting. bentuk acara hanya perlu dijabarkan mengenai sesi sang talent tanpa harus memberikan banyak gambaran yang bersifat umum. Misalnya sebagai pengisi acara tarian tradisional, maka gambaran apa yang harus dilakukan talent serta apa saja yang disediakan panitia untuk talent.

Peserta

Peserta yang dimaksud adalah audience atau siapa saja yang kira kira menjadi target utama tim untuk datang ke acara. Cantumkan secara detail termasuk dalam kelompok apa peserta tersebut. Hanya perlu menyesuaikan dengan target peserta yang ada pada proposal kegiatan. Hal ini juga akan membantu talent untuk mempersiapkan sajian terbaik dan sesuai dengan peserta yang hadir.

Target dan Arahan Materi

Target merupakan apa saja pencapaian yang diinginkan panitia dari pengisi acara tersebut. Misalnya, apabila talent menjalankan tugasnya maka apa feedback yang diharapkan. Arahan materi adalah apa saja yang disajikan oleh talent. Misalnya menyajikan tarian kecak berdurasi 10 menit dengan jumlah 30 talent, melalui penampilan tarian kecak diharapkan audiens akan lebih mengenal tentang budaya Indonesia tepatnya bali.

Tujuan

Tujuan tidak jauh berbeda dengan target. Biasanya tujuan memiliki hubungan erat dengan target. Tuliskan tujuan dari diadakannya sesi tersebut misalnya dalam penampilan tari kecak untuk memperkenalkan kepada audiensi tentang budaya bali. Tujuan bisa lebih dari satu.

Waktu dan Tempat

Waktu dan tempat merupakan keterangan tentang lokasi serta kapan akan berlangsungnya acara. Dalam Terms of References, waktu yang dicantumkan harus jelas yang mana tidak boleh hanya mencantumkan jam dimulainya acara. Namun cantumkan pada sesi apa talent akan masuk dan tepat pukul berapa. Jelaskan juga mengenai waktu untuk briefing serta geladi resik. Tempat umumnya sama dengan yang ada di proposal kegiatan.

Penutup

Bagian penutup hanyalah pengantar untuk memberitahu pembaca bahwa cukup sekian dari proposal kegiatan tersebut. Adapun tambahan sepatah dua patah kata sebagai bentuk salam antara kedua belah pihak.

Lampiran

Lampiran dibutuhkan dalam terms of references

Lampiran berisi tentang dokumen yang bersifat terperinci yang mungkin akan menjadi pertanyaan dalam proposal. Sehingga sebaiknya tim penyelenggara mencantumkan terlebih dahulu. Lampiran yang biasanya disertakan pada Terms of References adalah run down dan sketsa tempat. Adapun dokumen lainnya yang dapat disertakan namun pastikan memang dibutuhkan untuk dilampirkan.


Eko Novianto

Eko Novianto merupakan Bisnis owner (sewa videotron dengan merk INDOLED pro & Pelangi Corps) yang juga sekaligus blogger di web personalnya. Sangat tertarik dalam bidang Internet marketing strategic khususnya bidang SEO sehingga menginisiasi lahirnya OKE digital, sebuah program kolaborasi untuk membantu UMKM bersaing di dunia online.

0 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *